ĐÀO TẠO KỸ NĂNG QUẢN LÝ CẤP TRUNG

(Tổ trưởng, Trưởng ca, Leader, Trưởng chuyền, Giám sát sản xuất)

Là một người quản lý cấp trung ngoài kiến thức và kỹ năng chuyên môn, chúng ta cần phải có những kỹ năng mềm để điều hành công việc một cách trơn tru và thuận lợi nhất. Dưới đây là những kỹ năng cần phải có và nên ứng dụng khéo léo, thường xuyên trong công việc.

I. Phân loại nhân viên.

- Là một quản lý cần biết phân loại nhân viên để sử dụng họ đúng việc, đúng chỗ và đạt hiệu quả cao trong công việc.

- Có 4 loại nhân viên : 

Loại 1: Nhân viên có năng lực tốt  + thái độ với công việc tốt. (Sản phẩm hoàn hảo)

- Đây là kiểu nhân viên mẫu mực, tự giác và chủ động trong công việc, làm việc hiệu quả. Tất cả các nhà quản lý đều thích kiểu nhân viên này.

Loại 2: Nhân viên có năng lực tốt + thái độ không tốt với công việc. (Sản phẩm lỗi)

- Đây là kiểu nhân viên lười làm việc hoặc làm việc chậm, thích lý do. 

- Đối với kiểu nhân viên này các quản lý cần sắp xếp công việc cụ thể cho họ => đưa thời hạn hoàn thành công việc cho họ => kiểm tra xác nhận kết quả làm việc của họ => Cảnh cáo họ không được làm ảnh hưởng đến công việc của công ty, ảnh hưởng đến người khác. 

- Đối tượng này cần được cải tạo để trở thành đối tượng loại 1. Tuy nhiên việc cải tạo không dễ, cần kiên trì áp dụng phương pháp trên.

Loại 3: Nhân viên có năng lực kém + thái độ làm việc tốt. (Bán thành phẩm)

- Đây là kiểu nhân viên có thái độ tích cực trong công việc, nhiệt tình làm việc nhưng chưa có kinh nghiệm nhiều trong công việc. Ví dụ : Sinh viên mới ra trường.

- Rất nhiều công ty thích kiểu nhân viên này vì họ như trang giấy trắng, dễ đào tạo, chi phí đầu vào thấp.

- Đối với loại nhân viên này chỉ cần tích cực đào tạo, tập huấn cho họ thì họ sẽ sớm trở thành nhân viên Loại1

Loại 4: Nhân viên có năng lực kém + thái độ làm việc kém (Sản phẩm bỏ đi)

- Nếu gặp loại nhân viên này thì chúng ta nên sớm cho nghỉ hoặc trả về phòng nhân sự để họ giải quyết cho thôi việc. Những người này kiến thức không có, kỹ năng không, thái độ kém, khó đào tạo.

II. Các nguyên tắc làm việc với cấp trên.

- Có 6 nguyên tắc : 

1. Nhận việc từ cấp trên không than vãn, không oán trách.

- Rất nhiều người khi được cấp trên giao cho nhiều việc thì than thở, trách móc, tự kiêu hoặc nói xấu Sếp sau lưng. => Đó là những hành động suy nghĩ hết sức sai lầm cần phải từ bỏ. 

- Khi được Sếp giao việc cho nhiều đồng nghĩa với việc bạn đang làm rất tốt công việc của Sếp giao và Sếp yên tâm khi giao việc cho bạn, không ai trong nhóm có thể làm việc đó tốt hơn bạn.

- Khi bạn được sếp giao việc như vậy đồng nghĩa với việc :

+ Bạn đang được sếp tin tưởng

+ Bạn học được rất nhiều từ công việc, tích lũy được nhiều kiến thức trong quá trình làm việc.

2. Chủ động báo cáo tiến độ công việc với cấp trên.

- Bạn biết rằng Sếp của bạn rất bận, có rất nhiều công việc cần giải quyết. Bạn nên chủ động báo cáo tiến độ công việc của mình với Sếp => Nó thể hiện bạn chủ động trong công việc, tôn trọng sếp của bạn. 

- Một công việc chỉ được gọi là hoàn thành cần 2 điều kiện :

+ Bạn hoàn thành công việc.

+ Báo cáo kết quả công việc với Sếp của bạn.

3. Chủ động đưa ra đề xuất cải thiện công việc của bạn đang làm.

- Hành động này thể hiện năng lực của bạn. Giúp Sếp của bạn cải tiến công việc => giảm lãng phí, tạo giá trị cho công ty.

4. Lắng nghe nhiều hơn cách nhìn nhận của cấp trên.

- Điều này giúp bạn học được cách tư duy công việc từ Sếp của bạn, giúp bạn giải quyết được các vấn đề bạn mắc phải từ nhiều phương diện khác nhau, nhiều cách khác nhau.

5. Thay đổi lãnh đạo không bằng thay đổi bản thân mình.

- Điều này hiển nhiên rồi. Bạn khó có thể bắt được Sếp bạn thay đổi cách làm việc theo bạn được.

- Cách tốt nhất để tìm được tiếng nói chung trong công việc là bạn nên thay đổi theo cách làm việc của lãnh đạo của bạn.

6. Làm đúng chức trách của cấp dưới.

III. Cách báo cáo với lãnh đạo.

Có 6 nguyên tắc bạn cần tuân thủ khi báo cáo công việc với cấp trên.

1. Phải báo cáo với cấp trên.

Làm xong công việc + báo cáo => Hoàn thành công việc

Làm xong công việc + không báo cáo => Chưa hoàn thành công việc.

- Khi báo cáo cần phải đúng lúc, đúng thời điểm. Khi bạn làm xong công việc nên báo cáo ngay, không nên đợi đến vài ngày sau mới báo cáo.

2. Người ra mệnh lệnh không phải Sếp trực tiếp của bạn => Khi bạn báo cáo cần phải thông qua Sếp trực tiếp của bạn.

- Điều này rất quan trọng, nó thể hiện bạn tôn trọng sếp của bạn => cả bạn và sếp của bạn đều thuận lợi trong công việc. Ngoài ra nó còn giúp Sếp của bạn biết được điều gì đang xảy ra trong nhà máy, trong nhóm, trong phòng của bạn.

3. Báo cáo bằng văn bản.

Đương nhiên rồi , giấy trắng mực đen, ko ai cãi được.

4. Cấm kị báo cáo 1 chiều.

- Báo cáo 1 chiều là chỉ báo cáo những thành tích tốt mà không báo cáo những lỗi những bất ổn trong nhà máy hoặc khu vực mình phụ trách. 

- Điều này rất nguy hiểm. Nếu bạn báo cáo như vậy Sếp bạn sẽ không nắm được tình hình hiện tại của nhà máy, khu vực bạn phụ trách => Không đưa được ra những đối sách phù hợp, kịp thời để giải quyết => Thiệt hại cho công ty. => Bạn sớm phải xách ba lô lên và đi.

5. Cần hỏi rõ ràng về công việc khi Sếp giao việc.

- Điều này làm giảm 80% hiểu lầm và làm sai việc.

- Cũng áp dụng điều này với cấp dưới của bạn, khi bạn giao việc cho cấp dưới cần hỏi lại cấp dưới xem bạn vừa giao việc gì, xem câu trả lời của cấp dưới có đúng với việc bạn vừa giao không.

6. Đưa ra nhiều sự lựa chọn cho lãnh đạo của bạn.

Ví dụ : Hai nhân viên cùng giải quyết 1 việc. 

Nhân viên thứ nhất chỉ nêu ra vấn đề và xin ý kiến chỉ đạo từ sếp. 

Nhân viên thứ 2 nêu vấn đề và đưa ra các hướng giải quyết khác nhau của vấn đề đó để Sếp lựa chọn.

Nếu bạn là lãnh đạo đương nhiên bạn sẽ thích và trọng dụng Nhân viên 2 hơn rồi.

IV. Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới.

1. Chủ động chào cấp dưới (Thể hiện sự tôn trọng của bạn với họ)

- Là 1 người cấp dưới khi được lãnh đạo chào hỏi tất nhiên họ sẽ vui => làm việc hứng khởi, hiệu quả.

2. Lắng nghe chân thành phản ánh của cấp dưới.

- Thế hiện sự tôn trọng của bạn => Lấy sự tôn trọng của cấp dưới dành cho bạn.

=> Cần đưa ra phương án giải quyết. Nếu chưa đưa được ra phương án luôn thì hẹn thời gian trả lời và đi nhờ người khác giải đáp => sau đó truyền đạt lại cho nhân viên của mình.

3. Khi phê bình cấp dưới phạm sai lầm phải có số liệu, căn cứ. Không nên nói hình như, có khả năng.

4. Khi sắp xếp nhiệm vụ phải rõ ràng, chính xác, đảm bảo cấp dưới của mình hiểu được ( Yêu cầu trình bày lại mệnh lệnh mình đưa ra)

5. Để tập thể làm việc trong không khí hài hòa, vui vẻ.

V. 4 bước chỉ dạy cho cấp dưới giúp bạn điều hành công việc đơn giản.

B1. Phát sinh vấn đề gì? ( Định vị được vấn đề phát sinh là gì bằng cách đặt câu hỏi 5W + 1H : What? Who? When? Where? Why? + How?)

B2. Phương pháp giải quyết vấn đề là gì? 

B3. Nếu như không được thì sao? (Có bao nhiêu cách giải quyết khác, cách nào tối ưu nhất?)

B4. Rất tốt, cứ làm như vậy đi.

VI. Nguyên tắc giao tiếp đồng nghiệp cùng cấp.

1. Tôn trọng lẫn nhau

2. Thay đổi vị trí suy nghĩ (Mình là anh ta mình sẽ làm như thế nào?)

VII. Tuyên dương nhân viên cấp dưới như thế nào?

1. Biết được ưu điểm của cấp dưới để tuyên dương. (Nếu họ không có ưu điểm thì : Bạn này đi làm đúng giờ, công việc hoàn thành tốt)

2. Kịp thời tuyên dương, biểu dương.

3. Khi biểu dương cần cụ thể (Vì cái gì? như thế nào?)

4. Cần có sự thật, số liệu để làm căn cứ.

5. Cần nói việc họ làm có giá trị như thế nào? đem lại lợi ích gì?

6. Nên vỗ vai hoặc bắt tay.

7. Sau khi biểu dương, khích lệ cần nói họ phải cố gắng hơn nữa.

8. Biểu dương trước tập thể hiệu quả sẽ tốt hơn.

9. Không ngừng luyện biểu dương để thành thói quen.

Chú ý : KHÔNG ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH KHI ĐANG TỨC GIẬN

KHI ĐƯỢC NGƯỜI KHÁC KHEN THƯỞNG BIỂU DƯƠNG KHÔNG NÊN DỄ DÀNG ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH

VIII. Phê bình nhân viên cấp dưới như thế nào?

1. Khi phát hiện cấp dưới sai sót => Lập tức chỉnh đốn.

2. Không dùng cảm xúc để làm việc (Cân bằng cảm xúc, không cãi nhau với cấp dưới)

3. Khi chỉ ra vấn đề của cấp dưới cần căn cứ vào sự thật.

4. Đưa ra vấn đề cụ thể.

5. Không nên nói đi nói lại nhiều lần về sai lầm của cấp dưới (chỉ nói 1 lần)

6. Khi phê bình cần nhìn vào ánh mắt của đối phương. (=> Tâm lý đối phương. vd: nếu họ cúi đầu => họ đang nghe hoặc quay đi => họ không nghe mình nói)

7. Không nên đề cập đến nhân cách (VD: Giới tính, chủng tộc, màu da, nơi sinh ra...)

8. Nói việc chính, không nói lại việc trước đây.

9. Quan tâm cấp dưới một cách chân thành, thật lòng (=> Khi phê bình họ sẽ nghĩ mình làm tốt cho người ta)

Chú ý : Nắm bắt được tâm lý từng người bằng cách lập biểu đồ SWOT (Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, rủi ro)

10. Vận dụng phương pháp phê bình "TAM MINH TRỊ"

Các bước của phương pháp phê bình "TAM MINH TRỊ".

B1 : Động viên khích lệ (=> Tạo tâm thái tiếp nhận sự phê bình)

B2 : Tìm hiểu nguyên nhân, chỉ ra điểm không tốt.

B3 : Đưa ra phương pháp giải quyết => Lần sau làm tốt hơn